En su primera implementación la plataforma recibió más de 200 solicitudes. El portal guía al estudiantado durante su proceso, indicando la ruta y estado de postulación, solicita documentos necesarios y muestra la etapa en la que se encuentra.
Con el objetivo de optimizar la experiencia de las y los postulantes y fortalecer la eficiencia en los procesos de admisión especial, la Universidad de Concepción, a través del trabajo articulado entre la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI) y la Dirección de Docencia, se implementó una nueva plataforma digital que centraliza las 25 vías de ingreso especial a la institución.
Este sistema innovador permite a quienes postulan hacer seguimiento en tiempo real a cada etapa del proceso, desde la postulación hasta la matrícula, agilizando la gestión y garantizando mayor transparencia. Además, facilita procesos internos como los cambios de carrera, eliminando la necesidad de presentar documentos físicos, ya que la validación se realiza de manera automática entre las unidades académicas y administrativas.
Optimización de los procesos a través de la tecnología
La directora de Docencia, Dra. Carolyn Fernández Branada, enfatizó la relevancia de este avance en el marco del compromiso institucional con la mejora continua en la gestión académica: “La implementación de esta plataforma no solo mejora la experiencia de quienes postulan a nuestros sistemas de ingreso especial, sino que también marca un hito en la modernización de la gestión académica en la Universidad de Concepción. La integración de procesos en un solo sistema nos permite avanzar hacia una administración más eficiente, transparente y centrada en las necesidades de nuestras y nuestros estudiantes. Este es un paso muy significativo dentro de nuestra visión de transformación digital, donde la innovación tecnológica se pone al servicio del acceso, la equidad y la excelencia académica”.
El desarrollo de esta plataforma también incluyó mejoras en el módulo de matrícula en línea y la creación de un sistema de repostulación, el cual recibió más de 200 solicitudes en su primera implementación. Gracias a la automatización, se logró procesar los antecedentes académicos de manera ágil, asegurando resultados oportunos dentro de los tiempos establecidos por el calendario nacional de admisión del Ministerio de Educación.
Desde la Unidad de Admisión y Registro Académico Estudiantil (UDARAE) de la Dirección de Docencia, el trabajo de implementación fue liderado por su jefe, Rodrigo Luppi San Martín, quien destacó la importancia del trabajo conjunto con DTI en el desarrollo de esta iniciativa: «Lo más importante de esta experiencia con DTI es que hicimos un trabajo conjunto, no fue una delegación de tareas, sino una experiencia colaborativa en la que el equipo de UDARAE participó activamente en el diseño de soluciones. Estamos convencidos de que este trabajo nos llevó a un resultado exitoso”, afirmó.
El sistema de ingresos especiales en la Universidad de Concepción pasó de ser un proceso que tenía un componente manual considerable, a contar con una plataforma digital que automatiza y ordena las postulaciones. Esta transformación no solo mejoró la eficiencia interna, sino que también puso la mirada en la experiencia del estudiantado, asegurando mayor claridad y transparencia en cada etapa.
En este sentido, el director de la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI), Eduardo Rivera Cid, destacó el impacto de esta herramienta y las exigencias que implicó su implementación, añadiendo que: «Antes, el proceso era completamente manual; los postulantes llevaban sus documentos físicamente. Con la pandemia, quedó en evidencia la necesidad de digitalizarlo. Ahora, la plataforma guía al estudiantado en cada paso, indicándole si su postulación es válida, qué documentos necesita y en qué etapa se encuentra. Esto evita errores y asegura que cada estudiante tenga claridad sobre su proceso de ingreso»,
A su vez, uno de los principales desafíos fue garantizar la trazabilidad y objetividad de los procesos. En este sentido, Rivera explicó: “Diseñamos un sistema donde los documentos de las y los postulantes llegan directamente a las comisiones evaluadoras, sin necesidad de correos o impresiones. Todo el proceso queda registrado en la plataforma, asegurando que la selección sea justa, trazable y basada en criterios objetivos». Asimismo, resaltó la evolución del trabajo de la DTI y su impacto en la institución: El trabajo de la DTI se ha transformado, hemos implementado nuevas estrategias de desarrollo y ejecución. Hoy, esta transformación ya muestra resultados concretos, con casos de éxito que reflejan su impacto y efectividad en la institución».
Próximo desafío: digitalización del registro de oferta académica
Como parte de este proceso de modernización, el siguiente paso será la implementación de un módulo de registro de vacantes para la oferta académica de las y los alumnos de primer año para el 2026. “Esta nueva herramienta permitirá a facultades, campus y escuelas gestionar la formulación de su oferta académica de ingreso de manera más eficiente y segura, dejando atrás el registro en planillas”, concluyó el director de la DTI.
Con estas iniciativas, la Universidad de Concepción refuerza su compromiso con la innovación y apoyo permanente a la gestión académica, optimizando procesos clave para toda la comunidad universitaria.